Fonctions et processus

Relier les étapes qui font avancer une affaire.

Les fonctions ci-dessous reprennent les modules et exemples présentés par BOS. Leur présence et leur configuration dépendent du périmètre retenu, de la plateforme et des outils déjà utilisés.

Parler de votre activité
DU BESOIN AU SUIVI 01Demande02Action03Validation04SuiviDossier partagé
Fonctions et processus

Relier les étapes qui font avancer une affaire.

La relation client, les devis, les projets, les documents et les demandes internes peuvent suivre un même fil. Les modules et les intégrations dépendent des processus à améliorer.

01

Relation client et suivi commercial

Une demande entrante devient un dossier suivi, attribué et partagé par les personnes concernées.

Ce que le processus peut inclure

  • Fiches contacts et entreprises avec historique des échanges.
  • Étapes de vente adaptées au cycle réel de l’entreprise.
  • Plusieurs parcours distincts lorsque les activités ne suivent pas la même méthode.
  • Rappels et notifications déclenchés selon des règles convenues.
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Exemple de parcours
  1. 01Demande reçue
  2. 02Qualification
  3. 03Responsable désigné
  4. 04Prochaine action
  5. 05Suivi du client

Ce qui devient plus lisible

Les demandes en cours, leur responsable et l’action attendue sont visibles dans un même suivi.

02

Devis, factures et paiements

Relier le chiffrage au travail vendu puis aux éléments à facturer, sans ressaisir les informations à chaque étape.

Ce que le processus peut inclure

  • Lignes de main-d’œuvre, fournitures et sous-traitance.
  • Modèles de devis et suivi de leur statut.
  • Conversion d’un devis approuvé en facture et facturation par étapes.
  • Échéances, paiements attendus et relances visibles dans le suivi.
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Exemple de parcours
  1. 01Besoin chiffré
  2. 02Devis envoyé
  3. 03Devis accepté
  4. 04Étapes facturables
  5. 05Facture et suivi

Ce qui devient plus lisible

Le lien entre le devis, le dossier de travail, la facture et le paiement attendu est plus facile à retrouver.

03

Tâches, chantiers et projets

Transformer un projet en étapes attribuées, ordonnées et datées, avec un avancement que l’équipe peut mettre à jour.

Ce que le processus peut inclure

  • Tâches liées à un projet, à un client ou à une intervention.
  • Sous-tâches, listes de contrôle, jalons et responsables.
  • Vues en liste, calendrier, Kanban ou Gantt selon l’organisation choisie.
  • Rappels et notifications lorsque des tâches ou étapes changent.
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Exemple de parcours
  1. 01Projet défini
  2. 02Tâches réparties
  3. 03Échéances posées
  4. 04Avancement signalé
  5. 05Blocages traités

Ce qui devient plus lisible

L’équipe sait qui prend la suite, pour quand, et quels éléments empêchent le projet d’avancer.

04

Collaboration et documents

Garder les échanges, fichiers et décisions près du projet auquel ils se rapportent.

Ce que le processus peut inclure

  • Espaces de travail associés à un projet ou à une équipe.
  • Partage de fichiers, calendrier et discussions de travail.
  • Accès organisé selon les rôles et besoins de chaque équipe.
  • Informations disponibles depuis les appareils pris en charge par la plateforme.
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Exemple de parcours
  1. 01Dossier partagé
  2. 02Échange ciblé
  3. 03Décision consignée
  4. 04Document retrouvé

Ce qui devient plus lisible

Les personnes concernées retrouvent le contexte et les documents sans reconstruire l’historique à chaque relais.

05

Demandes internes et processus RH

Structurer les demandes répétitives qui passent entre un collaborateur, un responsable et l’administration.

Ce que le processus peut inclure

  • Exemples décrits par BOS : congés, absences, notes de frais, documents RH et intégration de nouveaux collaborateurs.
  • Formulaire et pièces justificatives associés à la demande.
  • Étape de validation et notification à la personne responsable.
  • Classement des informations liées au dossier de travail.
Exemple de parcours
  1. 01Demande déposée
  2. 02Pièce jointe
  3. 03Validation requise
  4. 04Personne informée
  5. 05Dossier conservé

Ce qui devient plus lisible

Le statut d’une demande, la personne qui doit agir et les documents attendus sont identifiables.

06

Site web et demandes entrantes

Faire suivre les formulaires du site vers le processus commercial qui doit les traiter.

Ce que le processus peut inclure

  • Formulaires de contact, pages d’atterrissage et demandes liées au site.
  • Création ou mise à jour d’un contact ou d’une opportunité dans l’outil choisi.
  • Attribution de la demande et tâche de suivi.
  • Boutique en ligne ou calendrier de réservation lorsque le projet le prévoit.
Exemple de parcours
  1. 01Formulaire envoyé
  2. 02Demande enregistrée
  3. 03Personne assignée
  4. 04Suivi engagé

Ce qui devient plus lisible

Les demandes du site entrent dans un parcours de traitement au lieu de rester isolées dans une boîte de réception.

07

Automatisations et assistance IA

Automatiser les transitions simples et répétitives, tout en gardant les validations nécessaires.

Ce que le processus peut inclure

  • Créer une tâche, envoyer un rappel ou informer une équipe lorsqu’une étape définie change.
  • Collecter, classer ou synchroniser des données entre les outils retenus.
  • Utiliser un assistant IA pour préparer un texte, structurer des idées ou résumer un échange lorsqu’il est utile.
  • Prévoir une vérification humaine pour les décisions, exceptions ou contenus qui l’exigent.
Exemple de parcours
  1. 01Événement déclencheur
  2. 02Règle vérifiée
  3. 03Action préparée
  4. 04Personne notifiée

Ce qui devient plus lisible

Les tâches convenues partent au bon moment, et les personnes savent ce qui a été automatisé et ce qui attend leur validation.

Les modules sont des moyens, pas le point de départ.

Nous définissons d’abord le flux, les responsabilités, les informations et les contrôles. La plateforme, le CRM, l’automatisation ou l’IA viennent ensuite, selon ce qui améliore concrètement le travail.

Commencer à la bonne échelle, puis étendre.

Le périmètre, les licences et le budget sont confirmés après analyse des processus et des systèmes existants.

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