Funktionen und Prozesse

Schritte verbinden, die einen Auftrag voranbringen.

Die folgenden Funktionen greifen die Module und Beispiele der BOS-Website auf. Verfügbarkeit und Konfiguration richten sich nach Projektumfang, gewählter Plattform und den bereits eingesetzten Werkzeugen.

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VOM BEDARF ZUR NACHVERFOLGUNG 01Anfrage02Aufgabe03Freigabe04NachverfolgungGemeinsamerVorgang
Funktionen und Prozesse

Schritte verbinden, die einen Auftrag voranbringen.

Kundenbeziehungen, Angebote, Projekte, Dokumente und interne Anfragen können einem gemeinsamen Ablauf folgen. Welche Module und Integrationen passen, hängt von den zu verbessernden Prozessen ab.

01

Kundenbeziehung und Vertriebsverfolgung

Aus einer Anfrage wird ein Vorgang, den die zuständigen Personen gemeinsam verfolgen und weiterbearbeiten.

Mögliche Prozessschritte

  • Kontakt- und Unternehmensdaten mit Gesprächsverlauf.
  • Verkaufsphasen passend zum tatsächlichen Vertriebsablauf.
  • Getrennte Abläufe, wenn sich Geschäftsbereiche unterschiedlich organisieren.
  • Erinnerungen und Hinweise nach vereinbarten Regeln.
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Beispielablauf
  1. 01Anfrage erhalten
  2. 02Qualifizieren
  3. 03Zuständigkeit klären
  4. 04Nächste Aufgabe
  5. 05Kundenkontakt

Was dadurch übersichtlicher wird

Offene Anfragen, Zuständigkeit und nächste Aufgabe sind an einem Ort erkennbar.

02

Angebote, Rechnungen und Zahlungen

Kalkulation, beauftragte Arbeit und abrechenbare Leistungen verbinden, damit Angaben nicht mehrfach erfasst werden müssen.

Mögliche Prozessschritte

  • Positionen für Arbeitszeit, Material und Subunternehmen.
  • Vorlagen und Statusverfolgung von Angeboten.
  • Ein angenommenes Angebot in eine Rechnung überführen und Etappen abrechnen.
  • Fälligkeiten, offene Zahlungen und Erinnerungen verfolgen.
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Beispielablauf
  1. 01Bedarf kalkulieren
  2. 02Angebot senden
  3. 03Angebot annehmen
  4. 04Abrechenbare Etappen
  5. 05Rechnung und Zahlung

Was dadurch übersichtlicher wird

Der Zusammenhang zwischen Angebot, Arbeitsvorgang, Rechnung und erwarteter Zahlung ist leichter nachzuvollziehen.

03

Aufgaben, Baustellen und Projekte

Ein Vorhaben in zugewiesene, sortierte und terminierte Schritte überführen, deren Fortschritt das Team aktualisieren kann.

Mögliche Prozessschritte

  • Aufgaben einem Projekt, Kunden oder Einsatz zuordnen.
  • Unteraufgaben, Checklisten, Meilensteine und Zuständigkeiten.
  • Listen-, Kalender-, Kanban- oder Gantt-Ansichten nach Arbeitsweise.
  • Erinnerungen bei Änderungen an Aufgaben und Prozessschritten.
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Beispielablauf
  1. 01Projekt festlegen
  2. 02Aufgaben verteilen
  3. 03Termine setzen
  4. 04Fortschritt melden
  5. 05Hindernisse klären

Was dadurch übersichtlicher wird

Das Team erkennt, wer als Nächstes handelt, bis wann und was das Vorhaben blockiert.

04

Zusammenarbeit und Dokumente

Austausch, Dateien und Entscheidungen beim jeweiligen Projekt oder Einsatz halten.

Mögliche Prozessschritte

  • Arbeitsbereiche für Projekte oder Teams.
  • Dateien, Kalender und Arbeitsgespräche teilen.
  • Zugriff nach Aufgaben und Bedarf der Teams organisieren.
  • Informationen über die von der Plattform unterstützten Geräte abrufen.
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Beispielablauf
  1. 01Gemeinsamer Vorgang
  2. 02Gezielter Austausch
  3. 03Entscheidung festhalten
  4. 04Dokument wiederfinden

Was dadurch übersichtlicher wird

Zuständige Personen finden den Kontext und die Dokumente, ohne bei jeder Übergabe die Historie neu zusammensuchen zu müssen.

05

Interne Anfragen und HR-Abläufe

Wiederkehrende Anfragen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Verwaltung strukturieren.

Mögliche Prozessschritte

  • BOS nennt Urlaub, Abwesenheiten, Spesen, HR-Dokumente und den Eintritt neuer Mitarbeitender als Beispiele.
  • Formular und Nachweise der Anfrage zuordnen.
  • Freigabeschritt und Benachrichtigung der zuständigen Person.
  • Zum Vorgang gehörende Informationen ablegen.
Beispielablauf
  1. 01Anfrage stellen
  2. 02Dokument beifügen
  3. 03Freigabe anfordern
  4. 04Person informieren
  5. 05Vorgang ablegen

Was dadurch übersichtlicher wird

Status, zuständige Person und erwartete Unterlagen einer Anfrage sind nachvollziehbar.

06

Website und eingehende Anfragen

Website-Formulare an den Vertriebsablauf weiterleiten, der sie bearbeiten soll.

Mögliche Prozessschritte

  • Kontaktformulare, Landingpages und Website-Anfragen.
  • Kontakt oder Verkaufschance im gewählten System anlegen oder aktualisieren.
  • Anfrage zuweisen und eine Folgeaufgabe einplanen.
  • Online-Shop oder Buchungskalender, wenn das Projekt dies vorsieht.
Beispielablauf
  1. 01Formular gesendet
  2. 02Anfrage erfasst
  3. 03Person zugewiesen
  4. 04Nachverfolgung gestartet

Was dadurch übersichtlicher wird

Website-Anfragen gelangen in einen Bearbeitungsprozess, statt in einem Posteingang isoliert zu bleiben.

07

Automatisierung und KI-Unterstützung

Einfache wiederkehrende Übergänge automatisieren und notwendige Freigaben beibehalten.

Mögliche Prozessschritte

  • Aufgabe erstellen, Erinnerung senden oder ein Team informieren, wenn sich ein definierter Schritt ändert.
  • Daten zwischen den ausgewählten Werkzeugen erfassen, ordnen oder synchronisieren.
  • KI nutzen, um bei Bedarf Texte vorzubereiten, Ideen zu strukturieren oder Gespräche zusammenzufassen.
  • Menschliche Prüfung für Entscheidungen, Ausnahmen oder Inhalte vorsehen, die sie benötigen.
Beispielablauf
  1. 01Auslösendes Ereignis
  2. 02Regel geprüft
  3. 03Aktion vorbereitet
  4. 04Person informiert

Was dadurch übersichtlicher wird

Vereinbarte Aufgaben werden zum passenden Zeitpunkt angestoßen. Zuständige Personen sehen, was automatisiert wurde und wo ihre Freigabe benötigt wird.

Module sind Mittel zum Zweck.

Zuerst legen wir Ablauf, Zuständigkeiten, Informationen und Kontrollen fest. Plattform, CRM, Automatisierung oder KI kommen danach zum Einsatz, wenn sie die Arbeit konkret verbessern.

Im passenden Umfang beginnen und dann erweitern.

Umfang, Lizenzen und Budget werden nach Prüfung der Prozesse und vorhandenen Systeme festgelegt.

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