Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit
Verwaltung und Nachverfolgung nehmen Zeit in Anspruch, die Kunden, Betrieb und Teams zugutekommen sollte.
Für Produktion und Außendienst · eine Marke von BOS
Arbeit verbinden. Abläufe im Griff behalten.
OptimaBiZZ unterstützt Produktions-, Bau-, Installations- und Wartungsunternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und zu automatisieren — von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung oder abgeschlossenen Arbeit.
Prozesse im ÜberblickHäufige Reibungspunkte
Häufige betriebliche Herausforderungen
Die ursprünglichen Inhalte behandeln Zeit, Fachkräfte, Margen, Kundengewinnung, umständliche Abläufe und voneinander getrennte Werkzeuge.
Fachkräfte schwer verfügbar
Der Mangel an bestimmten Profilen macht die Einsatz- und Teamplanung anspruchsvoller.
Margen unter Druck
Wenn Kosten und Arbeitszeit schwer einem Auftrag zuzuordnen sind, lässt sich dessen Wirtschaftlichkeit schwieriger verfolgen.
Kunden gewinnen und halten
Anfragen und Nachfassaktionen müssen verfolgt werden, damit das Team regelmäßig antworten kann.
Umständliche Prozessschritte
Freigaben und doppelte Eingaben häufen sich, wenn ein Ablauf unklar oder nicht gemeinsam geführt ist.
Werkzeuge ohne Verbindung
Verteilte Informationen erschweren es, Vorgänge und nächste Schritte wiederzufinden.
Produktion
Vom Angebot bis zum Versand den Auftrag im Blick behalten.
Auftragsinformationen gehen vom Vertrieb an die Planung, den Einkauf, die Fertigung, die Qualitätsprüfung und den Versand. Ein gemeinsamer Prozess verbindet diese Schritte und macht erwartete Angaben, Änderungen und nächste Aufgaben sichtbar.
Produktion
- 01Anfrage und Angebot
- 02Auftrag bestätigt
- 03Planung und Material
- 04Fertigung und Prüfung
- 05Versand und Nachverfolgung
Was der Prozess sichtbar macht
Laufende Aufträge, ausstehende Freigaben, fehlende Angaben und nächste Aufgaben — in einem Vorgang, den die beteiligten Teams aktuell halten können.
Bau · Installation · Wartung
Von der Kundenanfrage bis zum Einsatzbericht.
Ein Einsatz verbindet oft Empfang, Leitung, Planung, Außendienst und Verwaltung. Werden Bedarf, Einschätzung, Anweisungen, ausgeführte Arbeit und Freigabe verknüpft, stehen jedem die Informationen für den nächsten Schritt zur Verfügung.
Bau · Installation · Wartung
- 01Anfrage und Klärung
- 02Besichtigung und Angebot
- 03Planung und Vorbereitung
- 04Einsatz und Bericht
- 05Freigabe und Rechnung
Büro und Außendienst bearbeiten denselben Vorgang
Der Vorgang enthält Adresse, vereinbarten Umfang, Anweisungen und Rückmeldung des Teams. Das Büro findet den Bericht für Freigabe, Rechnung oder einen Folgetermin.
Passend zum Arbeitsalltag
Informationen mit den nächsten Arbeitsschritten verbinden.
Ein gemeinsamer Arbeitsvorgang
Anfragen, Angebote, Dokumente, Entscheidungen und Berichte zu einem Auftrag oder Einsatz zusammenführen.
Planung und Zuständigkeiten
Aufgaben und Einsätze verteilen, nächste Schritte festlegen und Rückmeldungen aus dem Außendienst ermöglichen.
Verwaltung mit dem Auftrag verbinden
Vorgangsdaten für Angebote und Rechnungen wiederverwenden. Erinnerungen und Zahlungshinweise nach vereinbarten Regeln auslösen.
Kosten und Abrechnung besser überblicken
Arbeitsstunden, Einkäufe und abrechenbare Etappen einem Auftrag zuordnen und Kosten, Freigaben sowie erwartete Zahlungen leichter verfolgen.
Was sich verbinden lässt
Funktionen, die Arbeitsschritte voranbringen.
Kundenbeziehungen, Angebote, Projekte, Dokumente und interne Anfragen können einem gemeinsamen Ablauf folgen. Welche Module und Integrationen passen, hängt von den zu verbessernden Prozessen ab.
01
Funktionen und Abläufe ansehen →Kunden und Verkaufschancen
Anfragen qualifizieren, nächste Aufgaben zuweisen und den Kontaktverlauf festhalten.
02Angebote und Rechnungen
Angebotspositionen, Arbeitsschritte, Rechnungen und erwartete Zahlungen verknüpfen.
03Aufgaben und Projekte
Verantwortlichkeiten, Termine, Checklisten und Fortschrittspunkte verteilen.
04Teamkoordination
Austausch, Dokumente und Entscheidungen dem jeweiligen Projekt oder Einsatz zuordnen.
05Interne und HR-Anfragen
Urlaub, Spesen, Dokumente und Freigaben strukturiert bearbeiten.
06Website und eingehende Anfragen
Website-Formulare an die richtige Person und den passenden Vorgang weiterleiten.
Von BOS veröffentlichte Beispiele
Digitale Werkzeuge für echte Arbeitsabläufe.
Diese Projekte zeigen konkrete Veränderungen, die BOS beschreibt: zentralisierte Verwaltungsprozesse, strukturierte Projektarbeit oder digitale Werkzeuge für Außendienstunternehmen.
Luxemburg · Absturzsicherung
SafetyConcept
Luxemburgisches Unternehmen für Absturzsicherung mit wachsenden Teams und Projekten.
Verwaltungsgesellschaft der SCT-Gruppe · internes Projekt
SCT Gest
Internes Projekt innerhalb der SCT-Gruppe, keine externe Kundenreferenz. SCT Gest übernimmt administrative, finanzielle und HR-Aufgaben für mehrere Gruppengesellschaften.
Technische Höhenarbeiten
ServicesConcept
Unternehmen der SCT Group, spezialisiert unter anderem auf Anschlagpunkte, Geländer und Photovoltaiklösungen.
Drei Projektumfänge
Im passenden Umfang beginnen und dann erweitern.
Frühere Angebotsunterlagen enthalten unterschiedliche Preis- und Leistungsvarianten. Hier beschreiben wir den Arbeitsumfang, ohne Preise zu übernehmen, die auf den Quellseiten nicht übereinstimmen.
Mit einem Prozess beginnen
Einen ersten Ablauf klären, benötigte Daten strukturieren und den Fortschritt gemeinsam sichtbar machen.
Kontakt →Mehrere Schritte verbinden
Anfragen, Angebote, Aufgaben und Abrechnung verknüpfen, wenn sie zum selben Arbeitsablauf gehören.
Kontakt →Auf mehrere Teams ausweiten
Mehrere Prozesse erfassen, passende Werkzeuge verbinden und eine Weiterentwicklungs-Roadmap festlegen.
Kontakt →Umfang, Lizenzen und Budget werden nach Prüfung der Prozesse und vorhandenen Systeme festgelegt.
Schrittweise Einführung
Prozess für Prozess verbessern — gemeinsam mit den Anwendern.
Wir beginnen mit dem tatsächlichen Arbeitsalltag. Eine sinnvolle Änderung wird ausgewählt, im täglichen Einsatz erprobt und angepasst, bevor sie auf weitere Abläufe ausgeweitet wird.
Verstehen
Einen Auftrag von Anfang bis Ende verfolgen, Teams einbeziehen und Erwartungen, Dopplungen sowie Engpässe erkennen.
Gestalten
Schritte, Rollen, Informationen und Kontrollen des verbesserten Prozesses festlegen.
Einführen
Geeignete Werkzeuge konfigurieren und verbinden, Daten vorbereiten und die Teams begleiten.
Anpassen
Rückmeldungen aufnehmen, Reibungspunkte beheben und den Ablauf bei guter Nutzung ausweiten.
OptimaBiZZ
Die Technologie folgt dem Prozess.
Je nach Bedarf können eine Branchenplattform, ein CRM, Automatisierungen, digitale Dokumente oder künstliche Intelligenz zusammenwirken. Diese Werkzeuge unterstützen die mit dem Unternehmen festgelegten Schritte, Zuständigkeiten und Kontrollen.
Häufige Fragen
Vor dem Start.
Müssen wir bereits ein CRM nutzen?
Nein. Zuerst prüfen wir den Prozess und die vorhandenen Werkzeuge. Ein CRM kommt nur dann infrage, wenn es bei Anfragen, Kunden oder nächsten Aufgaben hilft.
Müssen wir alle unsere Werkzeuge ersetzen?
Nein. Bestehende Werkzeuge können bleiben oder angebunden werden, wenn sie zum Bedarf passen und die Integration möglich ist.
Können wir mit einem Prozess starten?
Ja. Der erste Schritt kann einen klar abgegrenzten Ablauf betreffen. Wir passen ihn an, bevor weitere Teams dazukommen.
Welche Rolle spielt KI?
KI kann einzelne Aufgaben unterstützen, etwa beim Entwurf eines Textes oder bei der Zusammenfassung eines Gesprächs. Prozessschritte, Entscheidungen und Kontrollen legt das Unternehmen fest.
Welcher Prozess bremst Ihren Betrieb heute am stärksten?
Beschreiben Sie einen typischen Auftrag und die Stellen, an denen es kompliziert wird. Gemeinsam finden wir eine konkrete Verbesserung für Ihre Teams.